Trung tâm Thông tin Thư viện trường cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật Nghệ An là một thư viện trường học đặc thù đối tượng phục vụ chủ yếu là sinh viên các chuyên ngành âm nhạc, hội họa, quản lý văn hóa. Vốn tài liệu là một trong những yếu tố cấu thành thư viện. Để mãn nhu cầu tin của bạn đọc một cách hiệu quả nhất đò hỏi tất cả các khâu nghiệp vụ trong công tác thư viện phải được thực hiện một cách chính xác, đặc biệt là công tác xử lí tài liệu. Xử lý tài liệu một cách chính xác sẽ giúp những người làm công tác thư viện sẽ quả lý sắp xếp tài liệu một cách khoa học, tổ chức hệ thống tra cứu thuận tiện, dễ dàng nhằm đáp ứng tốt nhu cầu tin của bạn đọc. Nhận thức được điều đó, cán bộ thư viện luôn coi trọng công tác xử lí tài liệu và xem đó chính là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu.
Hiện nay, tại Trung tâm Thông tin Thư viện công tác xử lý tài liệu được thực hiện theo phương pháp hiện đại, các tài liệu chủ yếu được xử lý trên mạng máy tinh, trên hệ thống phần mềm Ilib me 3.0. Tài liệu được tiến hành xử lý một cách nhanh nhất và đảm bảo đúng quy trình để sớm đưa tài liệu phục vụ độc giả. Quy trình xử lý tài liệu được thể hiện các bước sau:
Thứ nhất, khi tài liệu nhập vào thư viện, công tác đầu tiên của cán bộ thư viện là đăng ký tổng quát và đăng ký cá biệt cho tài liệu, đóng dấu lên trang tên sách và trang thứ 17 của cuốn sách. Việc làm này sẽ giúp cán bộ thư viện quản lý tài liệu một cách khoa học, giúp công tác kiểm kê tài liệu chính xác, rõ ràng.
Thứ hai là Phân loại tài liệu là tìm một chỗ thích hợp cho nội dung cuốn sách trong bảng phân loại, Trung tâm Thông tin Thư viện sử dụng khung phân loại DDC 14 để phân loại tài liệu. Trung tâm tiến hành phân loại tài liệu theo từng kho, bao gồm Kho đọc, kho mượn, kho biếu tặng và kho thực hành. Việc tiến hành phân loại tài liệu sẽ giúp cán bộ phân biệt được tài liệu có tại Trung tâm gồm các lĩnh vực khoa học như thế nào và xác định được vị trí của từng kho từ đó sẽ định hướng được nhu cầu của bạn đọc.
Thứ ba là tiến hành công tác biên mục trên máy, công tác biên mục này bao gồm mô tả tài liệu về nội dung và hình thức (tên tài liệu, tên tác giả, năm xuất bản, nhà xuất bản, định từ khóa, viết tóm tắt, định ký hiệu phân loại,….)
Thứ tư là In nhãn sách và dán nhãn, dán mã vạch. Nhãn sách là số hiệu sách bao gồm chỉ số phân loại, số đăng ký cá biệt.
Một cuốn sách trước khi được xếp lên giá và đưa ra phục vụ bạn đọc bắt buộc phải được xử lý qua những công đoạn trên. Việc thực hiện đầy đủ, đúng các quy trình xử lý tài liệu đó sẽ làm cho cán bộ thư viện quản lý tài liệu một cách dễ dàng, phục vụ tốt cho bạn đọc và giúp bạn đọc tìm kiếm tài liệu một cách chính xác, nhanh nhất.
Nguyễn Thị Hạnh