Ngày nay công nghệ thông tin (CNTT) được ứng dụng rộng rãi nhằm tạo bước chuyển biến mạnh mẽ về năng suất, chất lượng, hiệu quả trong tất cả các lĩnh vực hoạt động, thúc đẩy nhanh phát triển kinh tế. Công nghệ CNTT trở thành ngành kinh tế mũi nhọn, có đóng góp quan trọng cho tăng trưởng GDP của cả nước. Và ngành Thông tin - Thư viện cũng không nằm ngoài xu thế đó, nó đã có những bước chuyển mình từ truyền thống sang ứng dụng công nghệ thông tin để phù hợp với nhu cầu tìm kiếm thông tin của bạn đọc thời hiện đại.
Mô hình thư viện truyền thống với một số hạn chế vẫn chưa đáp ứng nhu cầu sử dụng thư viện ngày càng đa dạng của bạn đọc, đồng thời chưa phát huy hết vai trò của thư viện đối với bạn đọc. Do đó, thấy tầm quan trọng và sự cần thiết của việc tin học hóa toàn phần công tác thư viện, Ban Giám hiệu của trường Cao đẳng VHNT Nghệ An đã nghiên cứu và triển khai về việc ứng dụng thư viện điện tử bằng mô hình dịch vụ với sự kết hợp của 2 thành phần: Quy trình hoạt động theo dịch vụ và phần mềm quản lý thư viện điện tử để khắc phục những điểm yếu của mô hình thư viện truyền thống và phát huy tối đa lợi ích của thư viện theo mô hình mới.
Năm 2014, thư viện điện tử được thành lập và được sử dụng cho đến thời điểm này đã đạt được một số hiệu quả nhất định.
1. Công tác xử lý nghiệp vụ: Đây là một trong những khâu quan trọng nhất trong hoạt động thư viện. Xử lý nghiệp vụ thực hiện chức năng: định ký hiệu phân loại, định chủ đề, biên mục, định từ khóa, … nhằm mục đích sắp xếp tài liệu theo tiêu chuẩn mà thư viện đã đặt ra giúp sẻ chia thông tin, dễ dàng tìm tài liệu, tiếp cận với nguồn tài nguyên thông tin vô tận trong xã hội hiện nay.
Từ khi ứng dụng phần mềm IlibMe của Công ty CMC, công tác xử lý nghiệp vụ phần nào giảm tải. Trung tâm Thông tin - Thư viện đã tiến hành triển khai hồi cố dữ liệu cũ và cập nhật dữ liệu mới, biên soạn được nhiều sản phẩm thông tin: Thư mục chuyên đề, Thư mục giới thiệu sách mới; in ấn các loại phích mô tả, sổ đăng ký tổng quát, sổ đăng ký cá biệt; cấp thẻ và thống kê lượt bạn đọc,… tạo thuận lợi cho cán bộ thư viện trong việc cập nhật, xử lý thông tin và giúp bạn đọc thỏa mãn nhu cầu tra tìm thông tin. Trong phần mềm mới này, phân hệ biên mục hỗ trợ rất nhiều cho công tác biên mục theo các tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục như: ISBD, AACR2, TCVN 4734 – 89 và theo các khung phân loại thập phân Dewey (DDC). Việc thống nhất theo chuẩn Marc 21 giúp công tác biên mục nhanh hơn, thuận lợi hơn. Phần mề còn hỗ trợ in phích, in phiếu và mã vạch rất chính xác và nhanh gọn. Nhờ ứng dụng phần mềm thư viện, công tác xử lý tài liệu được thực hiện nhanh chóng, đồng bộ, tiết kiệm thời gian, công sức và nguồn nhân lực; tìm kiếm tài liệu tốt hơn, đáp ứng hiệu quả nhu cầu của người sử dụng.
2. Công tác phục vụ bạn đọc: Trước đây, Thư viện truyền thống phục vụ bạn đọc thông qua viết phiếu yêu cầu. Bạn đọc tự tìm qua hệ thống tủ mục lục và viết phiếu yêu cầu chờ thủ thư lấy sách. Việc này mất rất nhiều thời gian của bạn đọc và thủ thư cũng rất vất vả hơn. Hiện nay, với sự bùng nổ của công nghệ - thông tin, tri thức được tiếp cận với nhiều hình thức khác nhau. Bạn đọc không cần trực tiếp đến thư viện cũng có thể dễ dàng truy cập và tìm kiếm tài liệu một cách nhanh chóng với các tiêu chí khác nhau như từ khóa, nhan đề, tác giả, dịch giả… thông qua máy tính hoặc điện thoại truy cập vào internet ( Website của Trường) để thực hiện việc tra cứu, tìm kiếm nhiều loại hình tài liệu khác nhau; thực hiện các thao tác đăng ký trước tài liệu, gia hạn; cán bộ thư viện có thể kiểm tra lịch sử mượn trả sách và các thông tin cá nhân của bạn đọc để từ đó kiểm soát được số lượng sách đã được mượn - trả trong ngày. Nhờ sự trợ giúp của các thiết bị kiểm soát tài liệu như camera, cổng từ,… để rút ngắn thời gian tra tìm tài liệu, chờ mượn tài liệu, giảm bớt công sức của cán bộ thư viện và đồng thời kích thích nhu cầu đọc, nhu cầu tin, tạo điều kiện cho người đọc được tiếp xúc trực tiếp với tài liệu, nhiều thư viện đã chuyển sang hình thức phục vụ tự chọn. Đây là hình thức phục vụ có nhiều ưu điểm, được áp dụng phổ biến trong thư viện của các nước tiên tiến, rất phù hợp với việc lưu thông tài liệu (mượn và trả tài liệu) trong các thư viện .
Ngoài ra, các phần mềm này đã giải quyết được một số công việc như: ghi mượn và trả tài liệu tự động hoặc qua đầu đọc (barcode scanner) cầm tay, thống kê tài liệu, thống kê lượt đọc, quản lý người đọc qua việc mượn trả như sách quá hạn, gia hạn, đặt trước, giữ lại, cấp phát và gia hạn thẻ tại chỗ hoặc từ xa...
Vì vậy, việc ứng dụng các phần mềm Thư viện đã giúp cán bộ thư viện xử lý nhanh chóng, chính xác tài liệu, giảm nguồn nhân lực thực hiện, tiết kiệm thời gian của cán bộ thư viện và bạn đọc, xóa tan khoảng cách giữa thủ thư và độc giả. Đáp ứng tốt nhất nhu cầu đọc và tìm kiếm thông tin của bạn đọc.
3. Công tác kiểm kê tài liệu: Đây là một công tác khá tốn kém và mất rất nhiều thời gian. Nếu như thư viện truyền thống phải kiểm kê sách theo hình thức phải đếm và rà soát theo sổ đăng ký cá biệt để biết được số lượng sách còn hay mất, hoặc đang mượn, tổng số đầu sách hiện có. Thì hiện nay, nhờ sự hỗ trợ của công nghệ tích hợp mã vạch, Thủ thư chỉ việc dùng thiết bị cầm tay quét qua các giá có chứa tài liệu dán nhãn mã vạch. Thiết bị sẽ tự động ghi lại các tài liệu có trên giá, qua đó thủ thư có thể xác định được số lượng tài liệu có trong kho. Vì vậy, nhờ ứng dụng phần mềm thư viện mà việc kiểm kê tài liệu thực hiện một cách dễ dàng, giúp cho cán bộ thư viện không mất nhiều thời gian trong việc báo cáo thống kê kho sách.
Tuy nhiên, để khai thác nhiều hơn nữa ưu điểm của việc ứng dụng phần mềm thư viện cần phải đào tạo cán bộ thư viện có chuyên môn nghiệp vụ về tin học vững vàng thông qua các lớp tập huấn và sự góp ý, hỗ trợ của Ban Giám hiệu nhà trường về xây dựng, nâng cao dự án "Thư viện điện tử" phát huy hết khả năng phục vụ nhu cầu nghiên cứu của cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trường.
Đặng Thìn