Trong những năm gần đây, việc hiện đại hoá các cơ quan thông tin thư viện đều hướng vào việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) nhằm tự động hoá các hoạt động nghiệp vụ của thư viện truyền thống, hỗ trợ để thư viện thực sự trở thành trung tâm cung cấp các dạng thông tin cần thiết cho đông đảo người dùng tin nhằm nâng cao chất lượng hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ.
Vì vậy, việc ứng dụng phần mềm quản lý thư viện trong các trường học là một việc rất cần thiết, nó giúp cho cán bộ thư viện dễ dàng trong việc quản lý tất cả mọi quy trình, hoạt động của nghiệp vụ thư viện. Phần mềm thư viện có nhiều chức năng hỗ trợ cho hoạt động của thư viện (còn gọi là Modulle) như: Bổ sung, Biên mục, Tra cứu, Lưu thông, Quản lý kho, Quản lý bạn đọc, Ấn phẩm định kỳ, Mượn liên thư viện, Quản trị hệ thống. Trên đây, tôi chỉ đề cập đến chức năng Quản lý kho tài liệu của thư viện thông qua Phần mềm thư viện_ Đây là tính năng không thể thiếu và rất quan trọng trong hoạt động của một thư viện truyền thống cũng như thư viện hiện đại.
Năm 2012, trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật đã đưa vào ứng dụng phần mềm thư viện ( Phần mềm Ilib Me của công ty CMC) để phục vụ bạn đọc hiệu quả hơn, nhanh chóng hơn, giúp cán bộ thư viện đỡ tốn nhiều thời gian.
PHẦN MỀM ILIB ME
Modulle quản lý Kho tài liệu thư viện làm chức năng quản lý vốn tài liệu của thư viện, nó giúp cho cán bộ thư viện nắm vững sự biến động của vốn tài liệu tại bất cứ thời điểm nào dưới dạng các báo cáo thống kê bằng bảng tính Excel hoặc biểu đồ. Trước đây, với công cụ quản lý bằng hệ thống sổ sách của thư viện truyền thống, thì việc lập một báo cáo tình hình di biến động của vốn tài liệu quả là một công việc vất vả và tốn nhiều thời gian, công sức. Nhưng trong Phần mềm thư viện, thì tại bất kỳ thời điểm nào, cán bộ thư viện cũng có thể đưa ra các báo cáo chính xác về tổng số đầu sách; bản sách, số tài liệu được phân theo bảng phân loại có trong kho. Hơn nữa có thể biết chính xác có bao nhiêu cuốn tài liệu đang cho mượn và cụ thể là những cuốn nào, ai đang mượn; thời gian mượn.
Trên đây có thể kể ra những chức năng chính của Modulle Quản lý kho tài liệu:
1. Thiết lập cấu trúc kho đa cấp tương ứng với kho tài liệu trong thư viện, bao gồm: Kho đọc tại chố – Kho mượn về nhà – Kho biếu tặng – Kho ấn phẩm đinh kỳ …
2. Thiết lập và quản lý vị trí xếp giá của từng tài liệu đến từng giá sách.
3. Xem thông tin chi tiết về tình trạng của từng kho tài liệu: chức năng này giúp cho cán bộ thư viện biết về tinh trạng vốn tài liệu của từng giá, từng kho TL tại bất cứ thời điểm nào. Như tổng số đầu sách; bản sách; số tài liệu đang cho mượn, đang tạm khóa chưa đưa ra lưu thông
4. Kết xuất các báo cáo tài liệu trong kho ra dạng bảng Excel theo đúng trật tự sắp xếp trên giá: theo số định danh hoặc theo số cá biệt
5. Có khả năng chuyển đổi tài liệu giữa các kho, giữa các giá một cách nhanh chóng và chính xác (chuyển theo lô hoặc theo từng bản sách).
6. Thực hiện Kiểm kê theo định kỳ với sự hỗ trợ của công nghệ mã vạch
7. Tích hợp mã vạch
8. Báo cáo thống kê
Đặng Thìn